Организация мероприятий

[Св.]

28.09.2009 в 16:06

Пишет  Abyss de Lynx:

про деньги, мероприятия и добро
Дайте немного поговорим о мероприятиях и рассмотрим, из чего складывается цена входного билета, и почему в нее не «все включено».
Я написал этот пост не в попытке призвать к порядку или воззвать к благородству. Я никому никаких претензий не выдвигаю, никого ни к чему не призываю и не обвиняю. Я просто хотел бы рассказать о своем организационном опыте, ведь многие люди просто не осознают, что такое организация не дня рождения с ближайшим кругом в 5-15 человек, а мероприятия с количеством гостей более сотни (часто – более трехсот) человек. Я думаю, другие организаторы меня поддержат во мнении, что данный пост целесообразен...
Цены везде даны примерно, для наглядности и удобства сравнения.
Для начала. Я рассматриваю просто клубное мероприятие - любое. У РИ и концертов свои законы.
На рынке услуг такие мероприятия относят к разновидности корпоративных мероприятий (концерты – отдельная статья).
В чем сложность?
Большинство корпоративов подразумевают банкет. Клубы, рестораны, загородные заведения для отдыха и поправки здоровья хорошо знакомы с такими мероприятиями и готовы предоставить банкет, фуршет или коктейль-вечеринку по сходной цене. Стоимость такого угощения складывается из средней стоимости меню. Клуб округляет эту стоимость в бОльшую сторону. Если вас больше 50 человек, идет скидка 5%, больше 100 – 10% и т.д.
В целом, если вы заказываете банкет (фуршет, коктейль-бар), стоимость аренды зала для вас снижается в разы, потому что еду оплачивают предварительно, а это гарантия для клуба.
Также, стоимость аренды за час немного снижается, если у вас не прайм-тайм (для клубов прайм-тайм обычно начинается с 6 вечера, для ресторанов это самые посещаемые часы, ака с 8 до 11 утра, с 13 до 16 и с 19 до 22). Причем, цена может индексироваться в зависимости от времени. До 18:00 у вас один тариф, после – другой.
Также важно, в какой день недели вы устраиваете мероприятие. Надо знать и помнить, что помимо прайм-тайма существует еще и понятие наценки за уик-энд. Это четверг, пятница и суббота (у кого-то считается пятница – воскресенье), самые горячие дни недели по части желающих оттянуться.
(К сожалению, клубы иногда переносят обговоренные даты, от этого никто не застрахован. Или клиенты, отказавшиеся было от своего корпоратива, возвращаются или подтверждают бронь в последний момент. Они первые – им и приоритет. Собственно, именно последнее и случилось на Весеннем Слэшконе в мае этого года, в результате чего организаторы были вынуждены проводить мероприятие в единственную оставшуюся свободной дату - 9 мая.)
И не обольщайтесь: большинство крупных клубов имеют насыщенную программу, бронь на выходные и праздничные дни делается за полгода до даты проведения, а нередко – и вовсе за 9-10 месяцев.
Организации имеют возможность пустить такие корпоративы по статье «Представительских расходов» и не особенно париться, просто перевести клубу деньги в оплату.
Поскольку РИ, конвенты, вечеринки в нашем случае устраиваются не организациями, а обычными людьми, мало у кого из которых есть хотя бы ИП, не говоря о печати, а деньги в уплату зачастую собираются вскладчину или поступают по мере выдачи зарплаты, договора с ними заключаются по несколько иному принципу, нежели договора с организациями. Заказчик должен предоставить примерную тематику вечеринки, назвать примерное количество участников, заявить необходимое время, включив в него время на подготовку перед мероприятием, завить необходимые ему технику и аппаратуру (звук, видео, свет, микрофоны, барабанные установки и даже число нужных удлинителей и тройников для дополнительных ламп), обговорить непременный выход на работу необходимого персонала (например, нам ди-джей не нужен, а вот звуковик – очень, или мы не хотим девочек, нам нужны тока мальчики) и должного количества охраны. После заключения договора заказчик также обязан внести залог (обычно он равен половине стоимости аренды зала без дополнительных расходов) – в каком-то клубе залог могут разбить, где-то обязательно внесение всей суммы сразу. И это еще везение! Потому что в большинстве клубов требуют всю сумму аренды сразу, до проведения мероприятия.
Иными словами, если аренда вашего клуба обходится вам, например, в 100 тысяч, то вы можете договориться (если вам повезло, конечно) о внесении 25-50 тысяч в качестве залога частями до определенного дня (например, вы договорились об аренде в апреле, вечеринка у вас в ноябре, значит, до октября вы обязаны внести весь залог целиком), а остатка – в первые часы после начала аккредитации.
Итак. Цена аренды клубного зала обговорена. Но это еще не все.
Часто мероприятия предлагают гостям «бокал шампанского на входе». За это клубу тоже платят организаторы, не обольщайтесь, клуб ничего бесплатно предлагать не будет, если только это не его собственная программа и не промо-акция.
Далее следует цена сувенирной продукции – магнитов, значков, блокнотов и т.д. Вы ведь не думаете, что все это взято из воздуха? Заказ тиража, создание макетов и логотипов – все это стоит денег и времени.
И, наконец, как это ни странно прозвучит: оплата организаторской деятельности. Пусть организаторы сами по себе вкалывают за отдачу, но орг-пакеты, беджи, визитницы, пропуска, бумага на бирки, чернила на распечатку материалов и беджей – ой, надо же! – тоже стоят денег.
Если на мероприятии планируется чье-то награждение, поздравление или поощрение, то призы и цветы – тоже стоят денег.
Как правило, «все включено» подразумевает, что гость оплачивает определенный пакет услуг. Покупая билет. Например, билет на вечеринку в пижамах стоит 1500 рублей, а билет на купание лысого коня – 2500 рублей. Почему? Смотрите на программу и завлекалочки. Если в ваш билет включены две выпивки, закуска и пижама на прокат, то это одна цена, а если у вас там выпивка на весь вечер, закуска, секс и фото с конем и зарезервированное место у сцены – совсем другая.
И в этом случае ваши сто гостей совершенно точно покрывают всю сумму, внесенную вами за аренду зала и прочую лабуду. Ура! Можно выдохнуть.
Но большинство обычных людей не могут позволить себе такую трату, поскольку в основной массе своей ролевики и анимешники люди небогатые, студенты, люди творческие и т.д. Выкидываем сервис, оставляем бокал вина на входе. Получаем 500 рублей. (Сумма в любом случае общая, на непьющих в цене не ориентируются, но в случае доброго расположения организаторов «бокал вина на входе» может дополниться «бокалом воды на входе» по просьбе гостя.) Хотите планку еще ниже? Выкидываем вино, получаем вожделенные 300-400 рублей и возможность попытки протащить воду и еду в сумочке.
В целом, организация клубного мероприятия обходится в среднем в 70-120 тысяч рублей: это с клубом, сувениркой и прочими радостями жизни.
Считайте сами, сколько на самом деле должен стоить вход в этом случае =)
РИ-шникам, выезжающим на природу, легче, им не нужно оплачивать зал. Но зато нужно многое другое.
Равно и РИ и какому-нибудь конвенту приходится разрешать конфликты и сложные ситуации (врое застрявшего вездехода, которому нужна лебедка для того, чтобы выехать).
В цену стандартного билета или ролевого взноса (того самого, что стоит 300-400 рублей) в принципе не входят разрешение конфликтов между гостями и охраной клуба/местными, разбор полетов «почему кому-то не хватило места за столиком/на облюбованном пригорке», поиск потерянных и забытых вещей, развлечение каждого гостя персонально. Организаторы не несут ответственности за то, например, что вы пришли с больной головой и в плохом настроении. К сожалению, они не могут по мановению волшебной палочки вас развеселить и развеять ваши печали, хотя и хотели бы. Но организаторы все равно по мере сил и возможностей решают возникающие конфликты и вопросы, хотя не должны чисто номинально. Они бесплатно проделывают огромный, энерго- и нервозатратный труд, за который в отелях, клубах и прочих местах общественного пребывания платят немалые деньги людям, которых специально этому обучают и нанимают.
Кто-то скажет: не нравится, устал - не делай.
А я скажу так. Если удалось подарить радость и хорошее настроение хотя бы десятку людей - это уже того стоило.
Но все же... все же... Бывает неприятно и накладно, да. Никто не застрахован по сути.
Принцип работы мероприятий такого рода прост: это своеобразные отношения взаимного доверия. Устроители устраивают праздник, а гости приходят на него. Если гости не приходят или приходят в недостаточном количестве, устроители в следующий раз скорее всего не будут иметь возможности устроить новый праздник, поскольку будут все еще расплачиваться с долгами за предыдущий.
И поскольку я знаю эту кухню и ее специфику, я всегда стараюсь появиться там, куда зарегистрировался в качестве участника.
Теперь и вы знаете об этой кухне чуть-чуть больше.

@темы: слэшкон, ыть!, делюсь